Menu Title
x
Menu

Dlaczego kwestia ochrony danych osobowych w procesie rekrutacji jest tak istotna?

 

 

 

Dlaczego kwestia ochrony danych osobowych w procesie rekrutacji jest tak istotna?

 

Prowadząc procesy rekrutacyjne musimy pamiętać o tym, aby odpowiednio gromadzić i przetwarzać dane osobowe kandydatów. Jeśli kandydat przekaże wszystkie dane, o które jest proszony, to pracodawca zobowiązany jest do kontroli legalności zakresu ich pozyskiwania. W Polsce podstawowym aktem prawa ogólnym mówiącym o ochronie danych osobowych jest Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o Ochronie Danych Osobowych i do niej sięgamy zawsze w pierwszej kolejności. Informacje, w jaki sposób przechowywać CV i listy motywacyjne zawarte są w rozporządzeniu do tej ustawy. Należy również pamiętać o przepisach zawartych w Kodeksie Pracy oraz przepisach szczegółowych regulujących procesy rekrutacyjno – kadrowe w danym sektorze gospodarki czy biznesu.

 

Kto może kontrolować zasady przetwarzania danych?

 

Organem do spraw ochrony danych osobowych działającym na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO).
Poza GIODO, do kontroli zasad ochrony danych osobowych uprawniona jest również Państwowa Inspekcja Pracy. W trakcie kontroli przeprowadzanej przez PIP z uwagi na porozumienie z 2012r. zawarte z GIODO, jest ona uprawniona do kontroli zasad przetwarzania danych zarówno na etapie rekrutacji, jak i na etapie przetwarzania danych pracowników. Porozumienie z 2012r. mówi również o tym, że PIP jest zobowiązana przekazać do GIODO wszystkie naruszenia podczas swojej kontroli.

 

Kto zobowiązany jest do rejestracji bazy kandydatów w GIODO?

 

Bazy kandydatów na pracowników nie rejestrujemy w GIODO, jeśli dotyczy to rekrutacji do wewnątrz firmy. Do rejestracji baz zobowiązane są Agencje Doradztwa Personalnego. Do przetwarzania danych kandydatów uprawnia ich ustawa. Pracodawcy nie są zobowiązani do tego, aby rejestrować bazy danych, są jednak zobowiązani do zapewnienia odpowiedniego bezpieczeństwa pozyskiwanych danych.

 

Gdzie sprawdzić, jakie dane kandydatów możemy gromadzić?

 

Przepis prawa art. 22 z indeksem 1 Kodeksu Pracy wskazuje dokładny katalog danych osobowych, które może gromadzić pracodawca gromadząc dane kandydatów i późniejszych pracowników zatrudnionych na umowę o pracę.

 

Art. 221. [Udostępnianie danych osobowych] § 1. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko,
2) imiona rodziców,
3) datę urodzenia,
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5) wykształcenie,
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

 

§ 2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także:
1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

 

§ 3. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 2.

 

§ 4. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

 

§ 5. W zakresie nieuregulowanym w § 1–4 do danych osobowych, o których mowa w tych przepisach, stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.

 

 

W przypadku zawodów, w których przewidziane jest wykorzystanie wizerunku osoby (jak np. aktorzy, modelki, hostessy) – musimy odebrać zgodę na przetwarzanie danych osobowych na wykorzystanie wizerunku –przypadki wyjątkowe uzasadnione stosunkiem pracy. Alternatywną przesłanką jest podjęcie czynności koniecznych do zawarcia umowy (umowa o dzieło, zlecenie, kontrakt menedżerski).

 

Czy bez zgody kandydata na przetwarzanie danych nie można rozpatrywać jego kandydatury?

 

Zgoda kandydata nie zawsze jest konieczna. O zgodę pytamy, gdy pozyskujemy więcej informacji niż określa ustawa oraz gdy chcemy wykorzystywać dane w przyszłych procesach rekrutacyjnych. Ponadto, nie ma czegoś takiego jak wzorcowa klauzula na przetwarzanie danych osobowych. W związku z tym organizator rekrutacji jest swobodny w wykorzystaniu zgody, ważne jest, aby klauzula nie pozostawiała wątpliwości, że osoba wyraziła zgodę. Kandydat na pracownika musi wiedzieć o tym, że wyrażając zgodę na przetwarzanie danych osobowych – te dane będą przetwarzane. Jeżeli klauzula, jaką zamieścił kandydat budzi nasze wątpliwości – powinniśmy poprosić kandydata o uzupełnienie dokumentów o naszą klauzulę.

 

Czego nie można robić?

 

Nie można przechowywać CV kandydata z jednej rekrutacji na potrzeby przyszłych naborów bez dodatkowej zgody kandydata. Kandydat biorąc udział w konkretnej rekrutacji zgadza się tylko na tę jedną. Możemy poprosić o dopisanie klauzuli, nawet mailowo, w której kandydat wyraża zgodę na potrzeby przyszłych rekrutacji.

 

Z jakich portali społecznościowych możemy korzystać w procesach rekrutacji?

 

Poszukując kandydatów do pracy można korzystać tylko z otwartych portali społecznościowych (LinkedIn, GoldenLine). Każdorazowo trzeba jednak poprosić kandydata o zgodę na włączenie go do rekrutacji. Z portali o charakterze prywatnym nie możemy korzystać. Nie oznacza to jednak, że nie możemy promować tam swoich ogłoszeń i zapraszać kandydatów do udziału w rekrutacjach. Nie możemy sami sobie z nich tworzyć CV. Zawsze pytamy czy kandydat chce wziąć udział w naszej rekrutacji. Musimy mieć zgodę kandydata. Facebook i nasza klasa – to typowe portale społecznościowe wykorzystywane w celach osobistych i nie mogą służyć do celów rekrutacyjnych, nie jest to zgodne z prawem, ale możemy tam publikować nasze oferty pracy.

 

W jaki sposób bezpiecznie przechowywać dane kandydatów?

 

Bezpieczne przechowywanie danych to takie, w którym dostęp do CV ograniczony jest tylko do tych osób, które przeprowadzają rekrutacje, które uczestniczą w procesie decyzyjnym kogo zatrudnić. Jeśli chodzi o techniczne środki zabezpieczania danych – zawiera je Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z dnia 28 maja 1996r. i ono dotyczy wszystkich dokumentów zawierających dane osobowe. Przechowujemy dane osobowe w zamkniętych szafach, klucz do szaf posiadają osoby mające kompetencje w tym zakresie, które uczestniczą w postępowaniu rekrutacyjnym. Jeśli chodzi o systemy elektroniczne to przechowujemy w systemach elektronicznych, których zmienność haseł wynosi 30 dni i w których hasło ma co najmniej 6 znaków alfanumerycznych.

 

Jak długo przechowywać dane kandydatów?

 

Dane kandydatów mogą być przetwarzane na potrzeby innych procesów, jednak wymagana jest uprzednia zgoda kandydata. Nie muszą być kasowane zaraz po zakończonej rekrutacji. Część kandydatów może być wyczulona na wynik i podważać naszą decyzję, np. przez dyskryminację, poglądy religijne, itp., dlatego musimy mieć dowód. Dane mogą być archiwizowane jako dowód w przypadku roszczeń. Najdłużej przez okres 10 lat, jednak praktycznie parę miesięcy po zakończeniu rekrutacji kandydat raczej ma inną pracę, więc można skrócić okres do 2 lat. CV, jeśli ktoś wyraził nam zgodę na wykorzystywanie jego danych osobowych w przyszłych rekrutacjach, możemy przetwarzać tak długo, jak długo ktoś nam tej zgody nie cofnie. Każdy ma prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, co jeśli przyjdzie taka informacja – my musimy uszanować i zaprzestać przetwarzania tych danych osobowych.

 

 

 

Please leave this field empty.

Aplikuj
praca w Polsce
Aplikuj
praca za granicą